Application dépôt-vente

Table des matières

• Définitions
• Cycle des phases constituant un dépôt-vente
• Paramétrage
• Dépôts
• Ventes
• Finalisation de l'évènement
• Balance
• Restitution et solde
• Effacement des données
• Impression des documents
• Installation et configuration de la file d'impression

L'application depôt-vente est destinée aux associations qui organisent des dépôts-ventes de manière ponctuelle.
Il existe une autre version destinée aux professionnels pour des dépôts-ventes permanents.

Le dépôt vente est envisagé comme suit :

L'application propose une séquence de phases successives qui constituent l'évènement de votre dépôt-vente.

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Définitions

• Évènement : Un évènement est l'organisation d'un dépôt/vente depuis le début des enregistrements des dépôts jusqu'à la restitution des invendus et le solde des comptes.
• Cycle de vie d'un évènement : Pour l'application, le cycle de vie est l'ensemble des étapes de l'application nécessaires à la réalisation du dépôt / vente.
• Utilisateur : Un utilisateur est une personne qui dispose des droits d'accès lui permettant d'utiliser l'application.
• Caisse : La caisse est constituée d'un ordinateur et d'un coffre (contenant le fond de caisse). Les ventes sont réalisées depuis une caisse. Pour réaliser une vente, un utilisateur s'attribue une caisse et depuis cette caisse, il enregistre les articles du client et perçoit le montant dû.
• Happy Hour : Si vous l'avez activé (voir paramétrage, le happy hour est une période durant laquelle les articles déposés et qui ont été marqués happy hour voient leur prix de vente subir une décote (fixée dans le paramétrage).
• Balance : Il s'agit de la balance comptable qui reprend tous les dépôts. Pour chaque dépôt : liste les articles et indique s'il sont vendu (ou pas) et fait le bilan (nombre d'aricles à restituer et somme due)

Numérotation des articles

Les articles déposés sont numérotés par le système sous la forme suivante : xxx-yyy où :

• xxx est le numéro de dépôt
• yyy est le numéro de l'article pour ce dépôt.

La combinaison numéro de dépôt-numéro d'article est unique pour chaque évènement.
Ce système de numérotation permet d'organiser la restitution en rangeant facilement les invendus par numéro de dépôt.

Voir organisation de la restitution

Par exemple la liste des articles suivants couvre 3 dépôts

N°	Description	prix
1-1	pull homme L gris	12
1-2	Tshirt blanc T23	5
2-1	veste homme bleue	27
3-1	jupe cuir T30	11
3-2	jean T40 femme	8
Etc...

Sur les étiquettes, devront apparaître a minima :

1. le numéro (xxx-yyy) de l'article

2. le prix de vente de l'article.

Exemple d'étiquette pour la veste homme bleue :

2-1     27€

Le happy hour

L'idée est de pratiquer une réduction du prix pour des articles qui ne sont pas vendus alors
que la fin du dépôt-vente est proche.

Le happy hour est une période durant laquelle les articles qui ont été marqués happy hour voient leur prix de vente subir une décote déterminée par le ratio (voir paramétrage).

Lors du dépôt, pour chaque article, le déposant doit choisir si happy hour peut être appliqué sur l'article en cours.

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Cycle des phases constituant un dépôt-vente

Si l'on décompose le déroulement d'un dépôt-vente dans le temps, on distingue 6 phases successives :

	Icône	Nom	Sur le shéma	Description
1		Paramétrage	rectange noir	Le paramétrage permet de spécifier les paramètres propres au prochain évènement	Détail
2		Evènement dépôt-vente	rectangle rouge	Période durant laquelle on enregistre les dépôts et les ventes.	Détails Ventes - Dépôts
3		Fin de l'évènement	rectangle orange	A la fin du dépôt-vente, il faut clôturer les caisses (et les dépôts) : toutes les transactions sont terminées	Détail
4		Balance	rectange vert	Opération de génération du document PDF : la balance nécessaire à la restitution	Détail
5		Restitution	pointillés noirs	Restitution des invendus et le solde des comptes	Détail
6		Effacement des données	rectange noir	Un mois après la clôture, le système efface les données	Détail
			oval sur flèche du bas	Une semaine après l'effacement des données, le système boucle : on retourne à la phase 1
		Mode Pause		Quand le dépôt-vente est ouvert, l'administrateur peut faire une pause pour modifier le paramétrage.

Quelle est la phase actuelle ?

Vous pouvez voir la phase actuelle dans la barre de menu en haut de chaque page : l'icône correspondante est affichée à gauche du nom de votre compte.

Ici la phase évènement ouvert est affiché.

L'enchainement des phases

Paramétrage :

La phase paramétrage est activée (automatiquement) par le système.

• Soit juste après la création de votre compte sur l'application (dépôt-vente).
• Soit quand un cycle est terminé, un nouveau cycle est initié.

Verouillage des paramètres :

Pour les utilisateurs ayant le profil gestion, il est possible d'activer une phase intermédiaire :
le Verrouillage du paramétrage.

Si vous considérez que le paramétrage du prochain évènement est correct, vous pouvez le verrouiller pour éviter des modifications intempestives.

C'est vous qui activez (ou non) cette phase (le verrouillage).

Le verrouillage est facultatif.

Dépôt-vente ouvert :

Le système passe (automatiquement) à la phase "Dépôt-vente ouvert" si les conditions suivantes sont remplies :

• Le paramétrage est correct.
• La phase actuelle est "paramétrage" ou "verrouillage".
• La date de début de l'évènement (que vous avez spécifié dans le paramétrage) est passée (ou est actuelle).

Le dépôt vente est alors ouvert : on peut enregistrer des dépôts et des ventes.

Fin de l'évènement :

Cette phase marque la fin de l'évènement. Il faut clôturer toutes les transactions de dépôt et de vente.
C'est un préalable pour passer à la phase suivante (la balance).

Plus d'info sur la clôture

La clôture peut être effectuée de 2 façons :

• Vous décidez de clôturer les ventes : le menu "Gestion" -> "Fin de l'évènement".
• Le système cloture (automatiquement) les caisses si la date de fin de l'évènement est dépassée (dès le lendemain).

L'application reste dans cette phase (évènement clôturé) durant un mois.

Effacement des données :

Un mois après la date de fin de l'évènement, le système va effacer (automatiquement) les données de l'évènement.

Une semaine après l'effacement des données, le système initie (automatiquement) un nouveau cycle. La phase courante devient "paramétrage".

Pause :

Quand le dépôt-vente est ouvert, l'administrateur a la possibilité de suspendre le déroulement de l'évènement en mettant ce dernier en pause.
Cette phase est utile en cas de nécessité de revenir sur le paramétrage.

Attention, Si des articles ont été déposés et/ou vendus, le paramétrage ne permet
plus de modifier

1. la date de début de l'évènement
2. le taux prélevé par l'organisateur

Cette option est à utiliser avec prudence car elle fige l'activité de l'évènement.

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Paramétrage

Seul, le rôle administration permet de modifier les paramétrages.
Le paramétrage est accessible depuis l'écran d'administration.

Quand l'évènement est en cours (dépôt / vente ouvert), il n'est plus possible de modifier le paraétrage.
Si une modification s'avère nécessaire alors que l'évènhement est en cours, un utilisateur ayant le rôle administration peut mettre l'évènement en pause.
Ce qui aura pour conséquance de figer le dépôt / vente, le temps d'effectuer la modification.

Les paramètes sont rengés dans 2 rubriques :

1. paramétrage de l'évènement.
2. paramétrage de l'application

Paramétrage de l'évènement

Nom de l'évènement :

Un texte. par exemple "Bourse aux vêtements hiver 2026"

Dates de début et de fin de l'évènement.

Dates entre lesquelles les opérations de dépôts et de ventes sont permises.
Par exemple du 18/2/2026 au 21/2/2026 signifie que les dépôts sont possibles à partir du 18/2 à 00:00 et se terminent le 21/2 à 23h59.

Le taux prélevé par l'organisateur sur le prix de vente (le ratio).

Une valeur entre 0 et 100 (s'exprime en %).
Par exemple, avec un ratio de 10%, un article vendu à 5€ sera payé au déposant 4,5€.

Le happy hour

Définition du happy hour

Si le Happy Hour est actif, il faut spécifier les 3 paramètres du happy hour :

1. le ratio à appliquer (la décote sur le prix de vente) en %,

2. la date du début (date + heure:minute),

3. la date de fin (date + heure:minute)

Note affichée à la fin du bon de dépôt

Un texte libre qui peut être ajouté en fin de bon de dépôt. Par exemple des informations sur les horaires des restitutions.

voir dépôt

Paramétrage de l'application

Il s'agit de paramètres qui sont généraux et qui, a priori, ne varient pas d'un évènement à l'autre.

L'application utilise la signature électronique

L'application utilise la signature électronique (oui / non) :
si vous souhaitez que les clients signent leur bon de dépôt à partir de leur smartphone (ou a partir d'un autre terminal),
activez cette option.

Fonctionnement de la la signature électronique.

L'application utilise des lecteurs de codes barre

Utiliser un code à barres (oui / non) : si vous disposez d'étiquettes pré-imprimées avec des codes à
barress (uniques), activez l'usage du code barres, un champ supplémentaire sera affiché lors de la
saisie de l'article (dépôt).
Lors de la vente, pour chercher un article, il sera possible de spécifier soit le numéro de l'article,
soit le code à barres (à l'aide d'un lecteur de codes barres).

Format numéro de facture sprintf()

Détermine le format de la numérotation des factures.
La fonction sprintf est utilisé.

Exemple 1: Fact-%d affichera Fact-1, Fact-2, etc.

Exemple 2: Fact-%03d affichera Fact-001, Fact-002, etc.

Exemple 3: F-%02d affichera F-01, F-02, etc.

Documentation officielle PHP sprintf

Utiliser la file d'impression des documents PDF

Oui=les document à imprimer sont placé dans une file d'impression. Pour les imprimer vous devez utiliser le service d'impression - Non=Les documents PDF sont envoyés au navigateur.

Gestion des utilisateurs

Le profil administration gère les utilisateurs. La gestion consiste à créer, modifier ou supprimer des utilisateurs se connectant à l'application pour le compte de votre organisation (association)

Comparaison des différents profils

Profil	Actions
Admin	Les paramétrages, la gestion des utilisateurs, la gestion des caisses
Gestion	Tableau de bord, listes, clôture des caisses
Dépôt	Dépôt
Vente	Ventes c'est à dire accès aux caisses

Les rôles sont cumulables : un utilisateur peut avoir les profils Dépôt + Vente + ...

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Dépôts

Chaque dépôt se déroule en 3 (ou 4) étapes :

1. Identification du déposant : il s'agit d'identifier le déposant (nom, initiale prénom et éventuellement e-mail et/ou téléphone en cas de problème)

2. Saisie des articles mis en dépôt : pour chaque article déposé :

   • Décrire le plus précisément possible (cas d'étiquette perdue par exemple), "Lot 5 livres" n'est pas pertinent ! "Lot 5 BD Tintin" est plus utile.
   • Prix de mise en vente
   • Si le Happy Hour est activé, indiquer (oui/non) si cet article est concerné

3. Si la signature électronique est activée, un écran de signature apparaît : Cet écran propose 4 actions

   • Signature du dépôt à partir du smartphone du déposant : un QR code est généré. Le déposant doit scanner ce QR code pour signer le dépôt.
   • Signature du dépôt à partir du PC qui vient d'enregistrer le dépôt : le déposant signe à l'aide de la souris.
   • On ignore la signature électronique. Le dépôt est enregistré sans signature, il faudra imprimer le bon de dépôt et le signer manuellement.
   • Retour à l'écran précédent : édition du dépôt
     Quand le déposant a signé, l'écran de signature affiche la signature enregistrée. L'oparateur peut valider la signature et passer à la finalisation ou demander une nouvelle signature (nouvel essai).

4. Finalisation du dépôt. Si pas de signature électronique, signature du bon de dépôt par le déposant et remise de l'exemplaire "déposant".
   Lors de la finalisation du dépôt, ce dépôt reçoit un code de contrôle qui garantit que le dépôt est authentique
   et ne peut plus être modifié.

Cycle pour l'enregistrement des dépôts

Cycle du processus de signature électronique

Si la signature électronique est activée, l'écran suivant s'affiche lors de la demande de clôture du dépot.

Aide complète pour la signature

Exemple de bon

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Ventes

Pour effectuer des ventes, il faut d'abord se connecter à une caisse.

Quand vous ouvrez la page des ventes la liste des caisses est affichée. Les caisses sont dans l'un des état suivants :

Etat	Description
Disponible	Cette caisse est disponible, on peut s'y connecter pour effectuer des ventes
Occupée	Un (autre) utilisateur est connecté à cette caisse. Elle n'es pas disponible
Clôturée	La caisse n'est disponible pour personne, cet état est un préalable à la clôture de l'évenement

Une fois connecté à une caisse, vous pouvez commencer la vente.

La page affiche le nom (ou numéro) de la caisse et le numéro de la vente. En dessous, on voit la liste des articles sélectionnés pour la vente. En bas de page figure la zone de recherche d'un article.

Pour sélectionner un article, entrez le numéro de l'article (par ex 3-11) ou scannez le code à barres (si vous disposez d'un lecteur de code à barre). Si l'article trouvé est disponible à la vente, il sera affiché sur fond vert. Vérifiez la description et le prix (pour éviter la fraude à l'étiquette), si l'article correspond, cliquez sur "Ajouter". L'article est placé dans la liste.

Quand tous les articles sont saisis, cliquez sur "Finaliser cette vente" pour passer à l'encaissement.

La page de l'encaissement affiche à gauche la liste des articles et le montant dû et à droite un
formulaire de saisie des moyens de paiement (qui vous permet de ventiler si nécessaire).

Par exemple pour un montant de 23,00€, vous pouvez entrer 20€ en chèque et 3€ en espèce.

Le bouton retour permet de revenir à la saisie des articles.

Cliquez sur "Payer !" pour passer à la dernière étape de la vente.

La page affiche la liste des articles vendus.

Si le client demande une facture, il faut enter dans le champ "nom et adresse du client" les coordonnées du client puis cliquez sur "Préparer la facture". Cette opération enregistre les coordonnées du client (pour cette vente). Un bouton supplémentaire apparait : "Facture" . Le bouton "Facture" génère un document PDF : la facture liée à cette vente.

La vente est terminée : si un nouveau client se présente, cliquez sur "Nouvelle vente", sinon cliquez sur "En attente"

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Finalisation de l'évènement

Cette opération est réalisée par les utilisateurs avec le profil gestion.

Cette phase marque la fin du dépôt-vente.

Quand le dépôt-vente est terminé, c'est à dire que les ventes sont terminées (et a fortiori les dépôts), il est nécessaire - au niveau de l'application - de clôturer les caisses.

Cette opération assure que

• Aucun dépôt n'est en cours d'enregistrement.
• Aucune nouvelle vente ne sera enregistrée.
• Le calcul de la balance est possible

S'il reste des dépôts en cours ou des caisses "ouvertes", l'application propose d'effectuer les opérations de clôtures.

Quand les conditions sont remplies, on peut alors clôturer l'évènement.

Pour des raisons de sécurité, il est nécessaire d'enter à nouveau votre mot de passe.

Remarque importante : si vous ne finalisez pas l'évènement, l'application le finalisera automatiquement le lendemain de la date de fin.

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Balance

La balance est maintenant disponible !

Générez la balance. Elle est nécessaire pour la restitution des articles et le versement des sommes dues.

C'est un document PDF. Il est organisé par dépôt (une page par dépôt au moins). Pour chaque dépôt, on trouve la liste des articles et pour chacun d'entre eux, indique s'il a été vendu ou non.

A la fin de la liste des articles, le bilan est affiché : nombre d'articles à restituer et montant dû au déposant.

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Restitution et solde

Cette opération se fait sans l'aide de l'application. Grâce à la balance, on regroupe les articles par dépôt

Quand le déposant se présente, grâce à son numéro de dépôt, on restitue les articles et on verse le solde sur base de la balance.

Pour la restitution des dépôts, nous suggérons cette organisation :

• Préparez des tables en alignement.
• Pour chaque dépôt ayant des articles à restituer, réservez un espace sur ces tables par numéro de dépôt croissant.
• Placez les articles (à restituer) sur les emplacements de dépôt correspondants. Le numéro des articles étant de la forme "N° Dépôt-N° article" la première partie est utilisé pour ranger les articles. Par exemple, l'article numéro 3-17 sera mis sur l'emplacement n° 3.
• Quand le déposant se présente, il suffit de prendre les articles de l'emplacement correspondant (au n° de dépôt) et de régler ce qui est dû (à partir de la balance).

Exemple d'organisation des tables pour la restitution :

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Effacement des données

Un mois après la date de fin de l'évènement, le système efface les données de l'évènement.

Les données effacées sont :

• Les dépôts : Le nom et coordonnées du déposant
• Les articles
• Les ventes
• Le paramétrage

L'effacement est définitif, il n'est pas possible de récupérer ces données.

Dans la période comprise entre le début de l'évènement jusqu'à l'effacement, l'administrateur peut exporter
les données du dépôt-vente dans un fichiers de type csv. Nous attirons votre attention sur les problématiques du RGPD.

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Impression des documents

Tous les documents à imprimer sont générés au format PDF. Il s'agit des bons de dépôts, des factures, du bilan des caisses et de la balance.

Le système dépôt-vente propose deux approches pour imprimer les documents

1. Imprimer directement depuis les postes de travail. Chaque poste de travail est connecté à une imprimante, les documents à imprimer sont envoyés au navigateur sous la forme de document PDF. L'opérateur imprime le document depuis son poste de travail.
   Cette solution est adaptée s'il y a peu de postes de travail (1 ou 2) et que ces derniers sont équipés d'imprimantes.
   
2. Utiliser la file d'Impression. La fonctionnalité de la file d'attente s'ajoute aux fonctionalités de "Imprimer directement".
   Dès que finalisés, les bons de dépôts sont directement envoyés dans la file d'attente (sans intervention de l'opérateur), pour les autres documents un bouton "file d'attente" est affiché.
   Un poste de travail dédié, connecté à une imprimante exécute un programme (voir Installation et configuration de la file d'impression) qui interroge la file d'attente. Si un document est en attente dans la file, ce dernier est envoyé au programme qui se charge de l'imprimer.
   Cette solution est adaptée s'il y a plusieurs postes de travail. Hormis le poste dédié, ceux-ci n'ont pas besoin d'être connectés à une imprimante ce qui donne plus de souplesse à votre organisation pour l'ajout (et/ou le retrait) de postes de travail.
   Mise en oeuvre : pour mettre en oeuvre la file d'impression, il faut installer un programme sur un poste de travail dédié. Vous trouverez toutes les information sur la page Installation et configuration de la file d'impression.